Программный продукт «Зарплата і Управління Персоналом для України» включает технологическую платформу «1С:Підприємство» и конфигурацию (прикладное решение) «Зарплата і Управління Персоналом для України». Правила ведения учета настроены именно в конфигурации.

Функциональные возможности

Программа «Зарплата і Управління Персоналом для України» — это мощный инструмент для реализации кадровой политики предприятия, а также автоматизации различных служб предприятия, начиная от службы управления персоналом и линейных руководителей до работников бухгалтерии по следующим направлениям:

• планирование потребностей в персонале;
• обеспечение бизнеса кадрами;
• управление компетенциями и аттестация работников;
• управление обучением персонала;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• эффективное планирование занятости персонала;
• учет кадров и анализ кадрового состава;
• трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;
• расчет заработной платы персонала;
• управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

В конфигурации особое внимание уделяется автоматизации управленческой деятельности менеджеров по персоналу. В частности, в конфигурацию включены следующие инструменты, позволяющие решать основные задачи, с которыми сталкиваются при планировании как менеджеры по персоналу, так и руководители разных уровней:

• инструмент набора кадров, позволяющий осуществить всю процедуру подбора кадров, включая ведение переписки с кандидатами по электронной почте;
• инструмент по планированию отпусков работников;
• инструментарий управления компетенциями и проведения аттестаций;
• инструментарий управления обучением работников;
• инструмент разработки схем мотивации работников.

Ведение учета деятельности нескольких организаций

С помощью прикладного решения можно вести кадровую управленческую и учетную деятельность нескольких организаций, причем в роли отдельных организаций могут выступать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Прикладное решение также может использоваться на предприятиях холдинговой структуры, состоящих из нескольких организаций, которые оформлены как юридические лица или являются индивидуальными предпринимателями. Программа обеспечивает параллельное ведение двух видов учета персонала — управленческого и регламентированного. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации (юридического лица или индивидуального предпринимателя).

Планирование потребностей в кадрах

Планирование потребностей в человеческих ресурсах осуществляется в кадровом плане. Исходные данные для планирования могут поступать из производственных систем. Кадровый план позволяет запланировать организационно должностной состав, событийный план изменений организационно должностного состава, фонд затрат на оплату труда. При помощи отчетов по состоянию кадрового плана можно получить оценку эффективности работ по набору сотрудников, количество вакантных рабочих мест.

Автоматизация подбора персонала

Подсистема подбора персонала предназначена для документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов. Подсистема обеспечивает хранение личных данных о кандидатах, как о физических лицах; хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, начиная от резюме и до результатов анкетирования; подготовку встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений вплоть до принятия на работу. Основной инструмент системы — автоматизированное рабочее место менеджера по персоналу, при помощи которого можно осуществлять все этапы работ по заполнению вакантных рабочих мест.

Управление обучением персонала

Подсистема обучения персонала позволяет планировать обучение персонала на внутренних и внешних курсах обучения. Хранить структуру курсов, список компетенций, которые могут быть повышены благодаря курсу. Фиксация факта прохождения курсов и механизм проведения аттестаций позволяет контролировать эффективность учебных мероприятий.

Управление компетенциями

Для управления компетенциями программа обеспечивает оценку персонала, включая контроль результатов и качества оценки. На основании оценки работника (аттестации) принимаются ключевые кадровые решения: прием на работу, ротации, изменение оплаты труда, увольнение.

Управление финансовой мотивацией работников

«Зарплата і Управління Персоналом для України» позволяет разрабатывать и применять схемы финансовой мотивации работников с использованием различных показателей эффективности деятельности (KPI) как отдельного работника, так и предприятия в целом. При разработке схем мотивации может быть использовано произвольное количество видов начислений, при этом имеется возможность конструировать сам алгоритм расчета начисления.

Планирование занятости персонала

Прикладное решение позволяет решить одну из основных задач планирования использования рабочего времени — планировать проведение мероприятий и участие работников во внутренних и внешних мероприятиях предприятия, а также назначать совещания и встречи работников предприятия. Для подготовки проведения внутренних мероприятий предприятия «Зарплата і Управління Персоналом для України» предоставляет сведения об использовании помещений предприятия, в которых эти мероприятия проводятся.

Планирование очередных отпусков работников предприятия осуществляется на основании плана важных мероприятий предприятия на год и расписания участия в них сотрудников предприятия, при этом учитываются пожелания работников и их руководителей. Формируется график отпусков сотрудников предприятия и список запланированных отпусков. Для утверждения графика отпусков в программе используется система утверждения принятых решений.

Учет кадров и анализ кадрового состава

«Зарплата і Управління Персоналом для України» предполагает хранение не только личных данных работников предприятия, но и служебной информации. К последней относятся: подразделение, где числится работник, его должность, служебные телефоны и прочая контактная информация. Регистрируется и продвижение работника на предприятии: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения.

Учет стажа работы в организации ведется автоматически в разрезе видов стажа. Все документы, выполняющие какие-либо расчеты в зависимости от стажа, автоматически определяют длительность стажа от даты приема в организацию. Кроме того реализован расчет льготных видов стажа и учет стажа до приема на работу в организацию. Для анализа кадрового состава предприятия по накопленной информации о работниках строятся разнообразные отчеты. В их числе списки работников организации, движение кадров организации, статистика кадров организации и др. Прикладное решение поддерживает ведение воинского учета. В программе формируются все необходимые сведения для представления в военкоматы.

Трудовые отношения, кадровое делопроизводство

«Зарплата і Управління Персоналом для України» поддерживает ведение штатного расписания организаций с возможностью указания различных видов тарифных ставок, произвольного количества надбавок, дополнительной информации о штатных единицах. По штатному расписанию формируется вся необходимая отчетность.

В программе автоматизировано кадровое делопроизводство, включая заполнение унифицированных печатных форм: оформление трудовых договоров, прием на работу (форма П-1), кадровые перемещения работников, табелей учета использования рабочего времени (форма П-5), увольнение из организации (форма П-4). На основании кадровых данных строится унифицированная форма П-2 «Личная карточка».

В соответствии с утвержденным графиком отпусков формируются приказы о предоставлении отпуска работникам (форма П-3). Ведется учет использования отпусков. Есть возможность отражать отпуска различных видов, в том числе по беременности и родам, по уходу за ребенком, дополнительный ежегодный отпуск, дополнительный отпуск на детей, чернобыльский отпуск, учебный отпуск, отпуск за свой счет и другие. Предусмотрены отчеты для анализа использования отпусков.

Ведется учет поощрений и взысканий. На основании документа может быть введено начисление премии или другого разового начисления или удержания. Запланированные командировки работников регистрируются в программе, при этом подготавливаются приказы о направлении работников в командировку, заполняются командировочные удостоверения (унифицированная форма).

Расчет и учет заработной платы

Для расчета и учета заработной платы в программе автоматизирована деятельность как менеджеров, принимающих решения по заработной плате персонала, так и бухгалтеров-расчетчиков заработной платы:

• разработка схем мотивации работников;
• расчет заработной платы, зависящей от выработки;
• автоматический расчет широкого круга начислений — от оплаты по окладу до оплаты больничных и отпусков по среднему заработку;
• гибкая настройка используемых начислений и удержаний, в том числе возможность расчета сумм начислений от сумм на руки.

Для расчёта сумм начислений и удержаний в управленческом и регламентированном учете есть возможность использовать произвольные формулы, в которых помимо описанных пользователями и предопределённых показателей, (количество оплаченных дней/часов, тарифная ставка и др.), допускается применять арифметические действия («+», «-», «/», «*»), математические функции (Макс, Мин, Окр, Цел) и условные выражения.

«Зарплата і Управління Персоналом для України» обеспечивает ведение взаиморасчетов с работниками предприятия, а также учет затрат на оплату труда в составе себестоимости продукции и услуг. Автоматизирован весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков, вплоть до формирования документов на выплату зарплаты, межрасчетные выплаты и депонирование, а также отчетности в государственные надзорные органы.

Реализованы основные формы оплаты труда, используемые на хозрасчетных предприятиях: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты — повременно-премиальная, сдельно-премиальная, косвенно-сдельная и комиссионная формы оплаты труда. Поддерживается сотрудничество с работниками на условиях заключения договора гражданско-правового характера (ГПХ).

Гибкий механизм учета использования рабочего времени позволяет описывать графики работы (индивидуальные графики работы, включая «скользящие», а также сводные индивидуальные графики работы) и регистрировать отклонения от обычного режима работы. Для экономии времени при заполнении графика работы доступно автозаполнение по предопределенным шаблонам, в том числе с учетом вечерних и ночных часов, например сменный график сутки/двое, или сутки/трое. При автозаполнении могут опционально учитываться праздничные дни. Реализована возможность ввода подробных и/или сводных табелей учета рабочего времени как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты.

В целях обеспечения работы на предприятиях с большим количеством работников основные «расчетные» документы снабжены средствами автоматического заполнения и расчета. Например, автоматическое заполнение табличных частей документов на перечисление взносов, табличных частей расчета заработной платы. Автоматизирован процесс исправления ошибок расчетных документов прошлого периода. В случае ввода исправления система автоматически сторнирует неверные записи прошлого периода.

Предусмотрено автоматическое заполнение справки о доходах сотрудника в различных формах для предоставления в различные организации, например для расчета пенсии, получения субсидии или кредита.

Помимо возможности проводить многочисленные расчеты заработной платы «Зарплата і Управління Персоналом для України» предоставляет возможность формировать основные унифицированные формы по учету труда и заработной платы, а также другие отчеты, для получения информации за любой расчетный период:

• расчетные листки;
• расчетно-платежные ведомости ведомости (Формы П-6, П-7, произвольная динамическая форма);
• платежные ведомости для получения денег через кассу;
• расходные кассовые ордера;
• свод по начислениям и удержаниям и т.д.

Результаты расчетов могут быть представлены в виде аналитических отчетов, наглядных графиков и диаграмм. Например, Анализ неявок позволяет проанализировать в одной обработке все, зарегистрированные кадровиком, отклонения, например отпуска, больничные, приказы на оплату по среднему заработку и сразу же ввести соответствующие начисления.

Предусмотрен отчет для анализа начислений и удержаний работников организаций за произвольный период как в виде подробной расчетной ведомости, с возможностью вывода не только сумм начислений, но и оплаченного времени, так и в виде свернутой формы без аналитики по работникам. Есть отчет «Свод отчислений в фонды» с подробной информацией по рассчитанным отчислениям, ставкам и базам, по которым они были рассчитаны. Есть возможность анализа состояния взаиморасчетов с работниками организаций с точностью до сотрудника, месяца начисления и счета учета задолженности.

Исчисление регламентированных налогов и сборов

«Зарплата і Управління Персоналом для України» обеспечивает исчисление регламентированных законодательством налогов и сборов: единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, налога на доходы физических лиц и военного сбора.

Система построения отчетов позволяет выполнять анализ информации о налогах и сборах в различных разрезах, например анализ совокупного дохода работников в разрезе видов дохода, суммах удержанного НДФЛ и суммах перечисленного в бюджет за любой период.

Гибкая реализация учета начисленной зарплаты и налогов позволяет произвольным образом настроить порядок отражения этих сумм в затратах предприятия, и автоматически передать эти данные в типовую конфигурацию «Бухгалтерія 8 для України». Для контроля отражения зарплаты в регламентированном учете, можно воспользоваться отчётом «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

В прикладном решении предусмотрен обмен данными с «Бухгалтерія 8 для України» редакций 1.2, 2.0.

Регламентированная отчетность

По результатам учета доходов, сумм исчисленных налогов и взносов формируется регламентированная отчетность по НДФЛ, по ЕСВ, отчетность в ФСС, отчетность в органы статистики.

Регламентированная отчетность, подающаяся в налоговые органы, может быть автоматически экспортирована в формат, утвержденный приказом ГНАУ от 19.08.2005 N 351 (в файлы с расширением XML). Так называемые «схемы» (файлы с расширением *.xsd), по которым происходят формирования файлов XML с данными отчетов, поставляются и обновляются вместе с набором регламентированной отчетности.

Конфигурация интегрирована с сервисом сдачи электронной отчетности FREDO Звіт. Сервис FREDO Звіт предоставляет следующие возможности:

• шифрования и подписи документов электронной цифровой подписью (ЭЦП);
• формирование и подача регламентированной отчетности в различные государственные органы, в том числе, через «Единое окно»;
• проверка заполнения документа (с помощью встроенных камеральных проверок), печать или сохранения документа на электронных носителях;
• дистанционная (при наличии Интернет) отправка отчетов в контролирующие органы и получения квитанций о доставке отчетов по назначению;
• регистрация налоговых документов в ЕРНН, проверка регистрации налоговых документов в ЕРНН, получения зарегистрированных налоговых документов с ЕРНН;
• обмен налоговыми документами между контрагентами;
• получение справки о состоянии счета НДС;
• пакетная обработка документов.

Пользователи могут самостоятельно выбрать вариант использования подсистемы регламентированной отчетности: традиционная подсистема или сервис FREDO Звіт.

Тесная интеграция сервиса FREDO Звіт с типовыми конфигурациями позволяет передавать данные учетной системы без создания промежуточных файлов экспорта, а также получать расшифровки сумм показателей отчетов сервиса FREDO Звіт в программе.

Сервисные возможности

«Зарплата і Управління Персоналом для України» также включает следующие сервисные возможности:

• Работа с распределенными информационными базами (только в версии ПРОФ);
• Полнотекстовый поиск данных — поиск произвольного текста по всем объектам конфигурации (документам, справочникам и т.д.). Поиск выполняется с учетом морфологии;
• Загрузка курса валют из Интернета;
• Подготовка письма в отдел технической поддержки;
• Встроенный почтовый клиент;
• Автоматическая проверка и установка обновлений «Зарплата і Управління Персоналом для України» через Интернет;
• Механизм задач пользователя. Задачи пользователя могут создаваться автоматически регламентным заданием.

Версии «Зарплата і Управління Персоналом для України»

«Зарплата і Управління Персоналом для України» выпускается в двух версиях, предназначенных для автоматизации бухгалтерского и налогового учета: базовая и ПРОФ. Базовая версия представляет собой однопользовательский аналог версии ПРОФ «Зарплата і Управління Персоналом для України».

Ограничения базовой версии

Базовая версия «Зарплата і Управління Персоналом для України» имеет ряд ограничений по сравнению с версией ПРОФ:

• не поддерживается ведение бухгалтерского и налогового учета хозяйственной деятельности нескольких организаций в одной информационной базе. При этом имеется возможность ведения учета нескольких организаций в отдельных информационных базах на одном компьютере;
• одновременно с одной информационной базой может работать только один пользователь;
• не поддерживается изменение конфигурации, можно использовать только типовую конфигурацию и устанавливать ее обновления;
• не поддерживается работа в клиент-серверном варианте;
• не поддерживается работа распределенных информационных баз;
• не поддерживается СОМ-соединение и Automation-сервер.

Если у организации возникнет потребность ведения многофирменного учета в одной информационной базе, одновременной работе пользователей или другие задачи, которые не решаются в рамках ограничений базовой версии, то в этом случае можно будет перейти на работу с программой «Зарплата і Управління Персоналом для України» версии ПРОФ, которая не имеет указанных ограничений.

Интернет-поддержка зарегистрированных пользователей Базовой версии

Зарегистрированные пользователи Базовой версии имеют право на бесплатное получение:

• услуг линии консультаций по телефону и электронной почте
• обновлений программы и форм отчетности на сайте поддержки пользователей или через партнеров САБ.

Для получения дополнительной поддержки пользователи могут оформить подписку на ИТС Украина.

Порядок лицензирования

В соответствии с лицензионным соглашением, данный продукт может использоваться на одном рабочем месте в один момент времени. Для увеличения количества рабочих мест в пределах одной локальной сети (одного магазина) предназначены клиентские лицензии «1С:Підприємство». Для использования программы в режиме клиент-сервер необходимо отдельно приобрести сервер «1С:Підприємство».

Сервисное обслуживание

Для продукта «Зарплата і Управління Персоналом для України», как и для других продуктов «1С:Підприємство» версии ПРОФ предусмотрено сервисное обслуживание по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС).

При покупке любой программы для автоматизации бизнеса (кроме базовых версий) пользователи имеют право на льготный период доступа к Информационной системе ИТС:

• три месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты;
• четыре месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты при оформлении доступа на 12 месяцев по цене 8 месяцев.

Сервисное обслуживание по линии ИТС включает:

• услуги линии консультаций по телефону и электронной почте;
• получение обновления конфигураций и платформы «1С:Підприємство», а также другой полезной информации на сайте поддержки пользователей https://portal.bas-soft.eu/;
• круглосуточный доступ к официальному интернет-ресурсу http://its.1c.ua/, содержащего методические материалы по настройке и эксплуатации системы, разнообразные консультации.

По окончании периода бесплатного сервисного обслуживания для продолжения получения перечисленных услуг, а также услуг партнеров по сопровождению данного продукта, необходимо оформить платную подписку на ИТС.